Beyond the Moment (BTM Productions)

Laatst bijgewerkt: 27 augustus 2026

Wij filmen en fotograferen bruiloften en events.

Daarbij verwerken wij persoonsgegevens: van jullie als opdrachtgever, en van de mensen die op jullie dag

aanwezig zijn.

Hieronder staat welke gegevens dat zijn, waarom wij ze gebruiken, hoe

lang wij ze bewaren en welke rechten jullie hebben.

Wie zijn wij

Beyond the Moment is een handelsnaam van BTM Productions.

Hyacintstraat 37A, 3073 TH Rotterdam

KVK 95366148

Btw-id NL867102822B01

E-mail: business@btmproductions.com

WhatsApp: +31 6 42676281

Website:www.beyondthemoment.nl

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring staan. Wij

hebben geen functionaris gegevensbescherming. Vragen over privacy kunnen jullie

stellen via business@btmproductions.com.

Welke gegevens wij verwerken

Van jullie als opdrachtgever

• Naam

• Adres

• Postcode en woonplaats

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Datum en locatie van jullie bruiloft of event

Wat jullie bij ons afnemen, en de afspraken die wij daarover maken

Betaalgegevens: factuurbedragen, betaaldatum en het IBAN waarvan de betaling

binnenkomt

Onze correspondentie met jullie, per e-mail en via WhatsApp

Van jullie en van jullie gasten

Beeld- en geluidsopnames die wij op de dag zelf makenWat mensen tijdens gastinterviews vertellen

Van bezoekers van onze website

Onze website plaatst geen cookies, gebruikt geen statistiekentools en verzamelt geen

gegevens van bezoekers. Neemt iemand contact met ons op, dan loopt dat via e-mail of

WhatsApp en gelden de punten hierboven.

Waarom wij die gegevens verwerken

• Een offerte maken en de opdracht uitvoeren
  Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

• Contact houden over jullie opdracht
  Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

• Beeldmateriaal maken en monteren tot het eindresultaat
  Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

• Facturen sturen en onze administratie bewaren
  Grondslag: wettelijke verplichting.

• Aanwezige gasten vastleggen als onderdeel van de opdracht
  Grondslag: gerechtvaardigd belang.

• Beeldmateriaal tonen in ons portfolio of op sociale media
  Grondslag: toestemming.

Over het portfolio. Wij gebruiken beeld van jullie bruiloft alleen voor ons portfolio, onze

website of sociale media als jullie daar vooraf toestemming voor hebben gegeven. Die

toestemming is vrijwillig: zeggen jullie nee, dan verandert er niets aan wat jullie van ons

krijgen. Jullie mogen de toestemming later weer intrekken. Laat het ons weten en wij

halen het materiaal weg.

Over jullie gasten. Op een bruiloft leggen wij ook andere aanwezigen vast. Dat doen wij

op basis van ons gerechtvaardigd belang: zonder gasten in beeld kunnen wij de

opdracht die jullie ons geven niet uitvoeren. Wij beperken ons daarbij tot wat bij het

verslag van de dag hoort. Wil een gast niet in beeld, dan kan diegene dat ter plekke bij

ons aangeven of ons achteraf mailen. Wij houden daar rekening mee en verwijderen het

materiaal waar dat redelijkerwijs kan. Voor herkenbaar beeld van gasten in ons portfolio

vragen wij altijd eerst toestemming.

Geen automatische besluiten. Wij nemen geen besluiten over jullie op basis vangeautomatiseerde verwerking of profilering.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen niets door en delen niet meer dan nodig is.

• Google (Google Drive en e-mail): hierin bewaren wij offertes, facturen,

correspondentie en beeldmateriaal

• e-Boekhouden.nl: hierin voeren wij onze boekhouding en facturatie

• Onze bank: voor het afhandelen van betalingen

• Meta (WhatsApp): benaderen jullie ons via WhatsApp, dan loopt dat bericht via de

servers van WhatsApp

• Slack en ClickUp: hierin plannen en verdelen wij het werk rond jullie opdracht, met

naam, datum en locatie

Met partijen die namens ons gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat zij zich aan dezelfde regels houden.

Wij bewaren gegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Een enkele

dienstverlener, zoals Google, kan gegevens ook buiten de EER verwerken.

Dat gebeurt op basis van waarborgen die de Europese Commissie heeft goedgekeurd, zoals het EU-

US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Offertes, facturen en administratie: 7 jaar. Dat is een wettelijke bewaarplicht van

de Belastingdienst en daar kunnen wij niet van afwijken.

Het eindresultaat (film en foto’s): 1 jaar na oplevering, zodat jullie het opnieuw

kunnen opvragen. Download het materiaal dus zelf en bewaar het op een eigen schijf

of in eigen cloudopslag.

Ruwe opnames: 6 maanden na oplevering

Beeld dat wij met toestemming in ons portfolio gebruiken: zolang die

toestemming geldt. Trekken jullie de toestemming in, dan halen wij het weg.

Offertes die niet tot een opdracht leiden: 1 jaar

E-mail en WhatsApp-contact: 1 jaar na afronding van de opdracht, tenzij het

bericht bij onze administratie hoort. Dan geldt de termijn van 7 jaar.

Hoe wij gegevens beveiligen

Onze bestanden staan in een omgeving die is beveiligd met sterke wachtwoorden en

tweestapsverificatie. Binnen ons team heeft alleen degene die aan jullie opdracht werkt

toegang tot het materiaal. Het eindresultaat delen wij via een persoonlijke link die alleen

jullie ontvangen.

Jullie rechten

Jullie mogen ons altijd vragen om:

• Inzage: een overzicht van wat wij van jullie hebben

• Correctie: als iets niet klopt

• Verwijdering: met uitzondering van wat wij wettelijk moeten bewaren

• Beperking: tijdelijk stopzetten van de verwerking

• Bezwaar: tegen een bepaalde verwerking

• Overdracht: jullie gegevens in een gangbaar bestandsformaat

• Intrekken van toestemming: voor portfoliogebruik, op elk moment

Stuur een bericht naar business@btmproductions.com. Wij reageren binnen een maand.

Is een verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen.

Wij laten dat dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de

verkeerde persoon geven, kunnen wij vragen om een aanvullende bevestiging van jullie

identiteit.

Klachten

Zijn jullie niet tevreden over hoe wij met jullie gegevens omgaan, laat het ons dan eerst

weten. Dan lossen we het op.

Komen we er samen niet uit? Dan hebben jullie het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via

autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. De datum bovenaan laat

zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.